Hoe voer je lastige gesprekken als je niet van conflicten houdt?

Hoe voer je lastige gesprekken als je niet van conflicten houdt?

Onlangs kwam ik in Harvard Business Review dit interessante artikel tegen over het onderwerp 'lastige gesprekken voeren als je niet van conflicten houdt'. Het onderstreepte voor mij nog eens waarom we in onze trainingen zoveel aandacht besteden aan het geven van feedback. Wanneer je op constructieve wijze kleine issues bespreekt, voorkom je grote conflicten. 

Blog door Rob van Westing, Managing Partner
Blog door Rob van Westing, Managing Partner

Diversiteit en zakelijke etiquette

In een internationale context heb je echter te maken met een enorme diversiteit van (vaak onbewuste) gewoontes en gebruiken, in de loop der jaren getransformeerd tot de zakelijke etiquette. Zo bestaat de meer formele wijze van elkaar aanspreken, de recht voor zijn raap-aanpak, de lijd-vooral-geen-gezichtsverlies aanpak, en zo verder. Het essentieel om je grondig te verdiepen in de gebruiken en het waarom van dit gebruik.

Zo trainden we onlangs met een internationale groep in een leiderschapsprogramma hoe je effectief ongewenst gedrag van medewerkers kunt corrigeren. Een deelnemer uit de Nordics zag een harde reprimande als de gewenste aanpak, vervolgens gaf een Zuid-Europeaan met heel veel tekst en gedraai om de hete brij het gevoel dat er misschien toch wel heel iets een heel klein beetje anders had gekund. Als derde was een Aziatische deelnemer aan de beurt. Hij besprak geen seconde het ongewenste gedrag, deelde alleen zijn verwachtingen en deed dat met zo’n nadruk dat je aanvoelde: “Hier is iets niet goed gegaan!”. Het artikel refereert dus terecht aan de cultuurverschillen. 

Aardig gevonden willen worden

Het HBR advies in het artikel luidt: wees direct! Nu staan wij Nederlanders bekend als recht door zee, voor sommigen zelfs bij het botte af. Toch zien we ook onder Nederlanders veel conflictmijdend gedrag. In de persoonlijkheidsstructuur zit een verklaring voor de moeilijkheid om effectief de wat lastiger gesprekken te voeren. Hier verwijst HBR naar de likeability-gevoeligheid van mensen. Graag neem ik jullie een stap verder mee in dit fenomeen. Want hoe komt het nu dat de een veel meer behoefte heeft aan dat "aardig gevonden willen worden” dan de ander? Want als je mensen vraagt of ze liever gerespecteerd of aardig gevonden willen worden, zeggen ze vrijwel unaniem: gerespecteerd! 

Persoonlijke voorkeuren

Een prachtig instrument om dit tegen het licht te houden is de Myers Briggs Type Indicator (MBTI). In individuele- of teamsessies kunnen we met de MBTI persoonlijke voorkeuren van personen achterhalen, met daarbij voor elke voorkeur een tegengestelde uitingsvorm. Een voorkeur zegt niets over competentie, vaardigheid of capaciteit, maar is een natuurlijke reflex, net zoals je eigenlijk altijd op dezelfde wijze in je handen klapt of je armen vouwt. 

Thinking versus Feeling

Onder het (on)gemak om wat pittiger gesprekken te voeren ligt het verschil tussen de voorkeur voor Denken (Thinking) of Voelen (Feeling).  Vorm je je gedachten, mening/oordeel en neem je beslissingen op basis van logisch, objectief redeneren? Dat duidt op een Thinking voorkeur! Vorm je die meer op basis van persoonlijke emoties en waarden? Dat duidt op een Feeling voorkeur!

De meer rationele mens begrijpt de wereld het best als deze logisch in elkaar zit. Zij bespreken het onderwerp en de verschillen van inzicht inhoudelijk. Dus het advies: “Wees direct” is voor hen geen enkel issue, het raakt hen niet persoonlijk. Hun bevindingen zijn consistent en logisch beargumenteerd. De meer rationele mensen proberen meningsverschillen dus zo op te lossen dat eventuele negatieve gevolgen gelijkmatig verdeeld worden. Maar oh jee, wat kunnen deze mensen soms pijnlijk eerlijk zijn!

Dat geldt in ieder geval voor degene met juist die andere voorkeur: de meer empathische persoon. Die hecht meer waarde aan de invloed die iets heeft op anderen en persoonlijke gevoelens dan aan inhoudelijk correct zijn of een “duidelijkheid” die geen rekening houdt met de betrokken individuen. Zij geven feedback voorzichtig, want ze willen de ander niet kwetsen. Dat komt omdat ze de boodschap zelf persoonlijk op zouden vatten. Sympathie, een aangenaam karakter en medeleven - in het artikel de likeability genoemd - geven aanleiding tot toegewijdheid en loyaliteit binnen de relatie. Dus het advies: “Wees direct” is voor hen een hele opgave. En oh jee, wat kunnen ze er omheen draaien!

Bewaken van de relatie

In onze programma’s zijn we erop gericht om de Thinking voorkeur goed te trainen op het zorgvuldig bewaken van de relatie. Dat je duidelijk bent is mooi, en hoe reageert de ander verbaal en non-verbaal? En wat zegt hij/zij tussen de regels? De personen met een Feeling voorkeur dagen we uit om meer to the point te zijn, hun grens aan te geven en nee te durven zeggen. Voor beide voorkeuren is dat best een uitdaging, maar de impact van hun gedrag op de relaties met anderen wordt op deze manier aanzienlijk verbeterd.

Herken je bovenstaande verschillen tussen jezelf en anderen? Wil je meer weten hoe je een goede modus in de samenwerking vindt?

Neem contact op!