De kunst van goed onderhandelen

De kunst van goed onderhandelen

Ongemerkte onderhandelingen

Je onderhandelt voortdurend, zelfs soms zonder dat je het doorhebt. Dan zit je ineens op een avond over te werken, je afvragend hoe het eigenlijk kwam dat deze taak op jouw bordje is beland.

Pas op met praatjes bij het koffieapparaat

Pavel Novák, onze trainer en expert in onderhandelen uit Tsjechië, weet precies hoe dat komt. “Wat begint als een praatje bij het koffieapparaat, blijkt achteraf een onderhandeling te zijn geweest en dan ben jij ineens degene die de taak moet uitvoeren. Nu zijn collega’s er niet op uit om jou altijd al het werk te laten doen, maar het is goed om je bewust te worden wanneer je ongemerkt in een onderhandeling belandt”.

Reflectie om het anders te doen

Het belangrijkste advies bestaat uit vier vragen die je jezelf stelt zodra je het gevoel hebt dat je iets in de maag gesplitst hebt gekregen:

  1. Wanneer heb ik ‘ja’ gezegd?
  2. Heb ik zelf besloten of heeft iemand anders dat voor mij gedaan?
  3. Op welk moment vond de onderhandeling plaats?
  4. Hoe kan ik dit veranderen?

De antwoorden zetten aan tot reflectie en bieden de kans om het een volgende keer anders te doen. Bij vraag drie is er een belangrijk ‘alarm’-moment: sommige mensen zijn er goed in om je nog ‘even’ iets te vragen voordat je gaat lunchen, of vlak voordat je naar huis gaat. Aangezien je dan al met je hoofd ergens anders bent, ben je niet meer zo alert. Laat je dan niet verleiden tot een antwoord en vraag of je het gesprek op een later moment kunt voeren.

Wat is de definitie van een onderhandeling?

Als we dit weten, dringt de vraag zich op: wat is de definitie van een onderhandeling? Volgens Pavel is dat simpel: “Als twee partijen wel samen iets willen, maar als er ergens een blokkade ontstaat, dan kom je in een onderhandeling. Een voorbeeld: ‘ja, dit is een mooi project, maar we hebben geen budget’. Of: ‘ik zou graag aan dit project willen werken, maar ik heb geen tijd’.”

De blokkade is het meest herkenbaar in geplande onderhandelingen, waarin we onderhandelen over een te betalen prijs, over zaken die wel of niet inbegrepen zijn, of over de manier waarop we met elkaar samenwerken. We zijn niet per definitie beter in de onderhandelingen waarvan we bewust weten dat we ze gaan voeren. Dat komt door een tweetal oorzaken: onvolledige voorbereiding en kostbare communicatiefouten.

Wat drijft de ander?

Er gebeurt al heel veel voordat de onderhandeling plaatsvindt. Het is belangrijk om al die aspecten mee te nemen in je voorbereiding. Verplaats je in de ander: wat is voor hem/haar belangrijk? En bedenk daarbij dat geld niet de enige valuta is. Bijvoorbeeld: een medewerker die gaat onderhandelen over zijn salaris. Op het moment dat mensen gaan onderhandelen over hun salaris of positie, gaat het over erkenning. Dan is iedere maand meer geld niet altijd het antwoord, maar kun je ook kijken naar andere mogelijkheden: vrije tijd, flexibele werktijden, een opleiding of een specifieke expertrol in een team. Erkenning heeft vele gezichten. Door de juiste vragen te stellen en te luisteren kom je erachter wat de ander drijft.

C’est le ton qui fait la musique

Verder kunnen wij nogal onhandig zijn in onze communicatie tijdens onderhandelingen. Als we iets van een ander willen en dat erdoor proberen te drukken, wordt de communicatie soms bot of onbeleefd. Helemaal als we onderhandelen via de e-mail. Details zijn in een onderhandeling enorm belangrijk. De toon waarop je de onderhandeling voert en de woorden die je gebruikt zijn essentieel voor het welslagen van de onderhandeling. Toon je oprechte interesse? Blijf je vriendelijk? Zonder dat ben je kansloos. Tijdens onze training Onderhandelen is dit één van de belangrijkste oefeningen.

Pavel heeft talloze anekdotes uit zijn dagelijkse praktijk die de toon van onderhandelingen illustreren. Zoals zijn eigen zoontje die op drammerige wijze iets van Pavel’s echtgenote gedaan wilde krijgen, waarop zij tegen hem zei: “Jongen, jij en ik zijn aan het onderhandelen en één van ons staat nu op het punt de belangstelling te verliezen”.

Objectieve toetsing

Lachend vertelt Pavel hoe hij bij zijn meest recente bezoek aan Nederland een taxi nam van Schiphol naar het centrum van Amsterdam. Bij de aankomsthal stonden de gebruikelijke Mercedes taxi’s, maar ook Tesla’s. Onder het motto ‘boys with toys’ wilde Pavel een Tesla. Eenmaal onderweg bekroop hem het gevoel dat dit gezien de speciale auto een prijzig ritje zou kunnen worden. Hij wist van zijn hotel dat een normale taxirit ongeveer 40 euro zou zijn, dus hij rekende op veel meer dan dat. Op plaats van bestemming aangekomen moest Pavel 37,50 euro afrekenen. Zonder zijn objectieve voorinformatie zou hij niet hebben geweten wat ‘normaal’ zou zijn geweest.

Stel je besluit uit

Het kan nooit kwaad om te vergelijken, of om de vraag te stellen aan de andere partij: ‘als ik dit aan een andere expert voorleg, is dit dan redelijk?’. Dan moedig je de andere partij ook aan om met redelijke eisen te onderhandelen. En nog een belangrijke tip: stel je besluit uit. Slaap er een nachtje over, besluit nooit tijdens de onderhandeling.

Tot slot betoogt Pavel: “In de toekomst gaat het meer dan ooit om de relatie. Mensen doen zaken met mensen. Daarmee worden de toon en de oprechte interesse tijdens onderhandelingen essentieel. Doe geen concessies aan een goede (klant)relatie, maar vind met elkaar acceptabele oplossingen in de onderhandeling”.

Meer weten? We raden het artikel op Harvard Business Review over de meest gemaakte fouten tijdens besluitvorming van harte aan! En uiteraard vertellen we graag meer over hoe je beter leert onderhandelen in een persoonlijk gesprek.

Weten wat de ander drijft is essentieel bij onderhandelingen

Pavel Novák, expert en trainer Onderhandelen