Antonie de Kok

Effectief thuiswerken

Sinds vorige week werken heel veel mensen thuis. Voor sommigen is dit normaal, maar voor andere mensen is het wat onwenniger. In dit artikel geven we je een aantal tips om effectief thuis te werken en ook te zorgen dat je mentaal zo sterk mogelijk bent. Want of je het nu gewend bent of niet. We hebben deze periode vaak veel minder contact met collega’s dan we gewend zijn.

1. Blijf (zoveel mogelijk) in je normale dagritme

De meeste mensen hebben een redelijk consistent dagritme tijdens de werkweek. Opstaan op vaste tijden, eten op bepaalde momenten en ook naar bed gaan op vaste tijden. Ondanks dat je niet meer naar kantoor gaat en ook veel minder reist is het verstandig dat ritme zoveel mogelijk vast te houden. Je biologische klok is gewend aan dat ritme en dat verstoren kan ervoor zorgen dat je klok ontregelt raakt. Daardoor voel je je minder fit en het heeft ook mentale effecten. Blijf dus vasthouden aan het ritme dat je voor de crisis had.

2. Begin met het plannen van je dag

Plan wat je gedurende de dag gaat doen aan het begin van de dag. Ikzelf lees en archiveer altijd eerst even mijn nieuwe mails die er na afsluiting van de werkdag nog in zijn gekomen en plan dan de dag. Op die manier weet ik of er nog spoedjes voor de dag bijgekomen zijn.

Door je dag te plannen voorkom je dat je de hele dag van alles doet (of in je mail blijft hangen) en dus niet productief bent. Een voordeel van thuiswerken is juist veel minder verstoring dus gebruik je tijd vooral nuttig. Idealiter plan je 2-3 blokken gedurende de dag om je mail te doen en doe je de rest van de dag andere dingen. Plan ook je lunch en eventuele andere zaken die moeten gebeuren (bv boodschappen, dokter, activiteiten met kinderen doen, enz) in en hou je aan je plan.

Doel van de planning is dat je een aantal grotere blokken reserveert voor zaken die je moet doen (denk bv aan een presentatie maken, een conference call, commerciele voorbereiding, deskresearch, enz). Plan voldoende tijd en zorg dat je die zaken ook doet. Plan er ook micro pauzes in zodat je even iets anders kan doen. Als je kinderen hebt die ook thuis zijn en aandacht vragen accepteer dan dat dit zo is en hou daar in je planning al zoveel mogelijk rekening mee. Mogelijk kun je in je planning ook activiteiten meenemen die zij tijdens je blokken kunnen doen zodat ze zichzelf dan bezig kunnen houden. Ook als zij bv een blok online les hebben is dat een mooi blok om de zaken te plannen die meer aandacht en concentratie vragen.

Je kan je planning maken in je digitale (of papieren) agenda of op een uitgeprinte dag- of weekplanner.

3. Stick to the plan

Als je een plan hebt gemaakt houd je er dan ook aan. Zorg dat je de blokken gebruikt zoals gepland en als er toch iets tussen komt verschuif het blok dan naar een andere tijd of dag. Op die manier valt het niet van je radar en kun je het opvolgen. Hetzelfde als een blok toch meer tijd kost. Maak dan ruimte aan de achterkant of plan een nieuw blok op een later moment. Door jezelf aan de planning te houden voorkom je ook dat je tijd verspilt aan nutteloze dingen of afleiding. Je tijd is  beperkt en je kan het niet opsparen, dus je kunt al je tijd maar een keer gebruiken. Gebruik het dus vooral waardevol!

4. Beweeg voldoende gedurende de dag

Doordat je thuis (vaak) minder gestoord wordt dan op de zaak is het risico dat je lang achter elkaar blijft werken. Daarmee wordt je concentratie minder en het heeft mentaal ook impact. Zorg dus dat je tussendoor blijft bewegen en voldoende ontspanning neemt. Loop even een blokje buiten of doe iets anders. Sommige mensen zijn erg enthousiast over de Pomodoro techniek die dit ook borgt en daarnaast helpt om focus te houden op wat je doet. Als dit iets voor jou is zijn er heel veel tools die je helpen bij het focussen en timen voor elk platform beschikbaar.

Mocht je kinderen hebben die thuis zijn dan krijg je waarschijnlijk al genoeg afleiding en beweging. Dan is het mogelijk eerder een uitdaging om geconcentreerd te werken.

5. Hou contact met collega’s, klanten enz.

We zitten momenteel in een fase van “sociale onthouding”. Deze onthouding gaat vooral over fysieke nabijheid. Hou dus vooral op andere manieren contact met mensen om je heen en je collega’s. Gebruik je telefoon, facetime, skype, zoom, webex of andere tools om contact te houden. We zijn sociale wezens en willen in contact blijven met anderen. Onze verhalen kwijt en ervaringen delen. Blijf dus ook in deze tijd contact houden op allerlei manieren met elkaar. Zowel over zakelijke onderwerpen als over hoe het met ieder gaat. Bel dus ook met collega’s om even sociaal bij te praten. Het feit dat je elkaar even niet bij het koffie apparaat ziet is geen reden om geen contact met elkaar meer te hebben. Misschien rennen de hele dag kinderen om je heen, maar hou dan nog contact met collega’s en anderen. Iedereen heeft er nu begrip voor dat er allerlei verstoringen kunnen zijn. Misschien leveren de kinderen of de blaffende hond wel weer nieuwe kennis over je collega op.

Heel veel succes met het toepassen van de tips. Als je andere tips of concrete dingen hebt die we aan dit artikel kunnen toevoegen mail ons dan op a.dekok@businessimpact.nl. Dan houden we dit artikel up to date. Ook kun je daarheen mailen als je de weekplanner wil hebben die wij gebruiken.

Voor tips over wat je tijdens je thuiswerk dag inhoudelijk kan doen als je werk minder goed op thuiswerk is ingericht lees ons artikel “Thuiswerken als je baan daar eigenlijk niet bij past”